Menneskelige Ressourcer

Best Practices for medarbejders personalefiler

Hver type personalefil har udpeget, passende indhold

En ung kvinde taler i telefon med en mappe i hånden.

••• Hero Images/Hero Images/Getty Images



IndholdsfortegnelseUdvideIndholdsfortegnelse

Det er en god idé for en arbejdsgiver at opretholde en personalemappe for hver medarbejder. Dokumentation af ansættelseshistorie, registreringer af bidrag og præstationer, disciplinære meddelelser , kampagner , præstationsudviklingsplaner , og meget mere, hører hjemme i en personalemappe. Ansvarlige, omhyggelige arbejdsgivere opbevarer også mere end én personalekartotek, da hver filtype har indhold, der er passende til deres formål.

Arbejdsgiveren har gode grunde til at opbevare flere personalearkiver – nogle lovlige og nogle med henblik på bedste praksis for beskæftigelse. Dokumentation er nødvendig, så arbejdsgiveren har et præcist overblik over en medarbejders ansættelseshistorik. Dokumentation understøtter arbejdsgiverens beslutninger og kan beskytte arbejdsgiveren i en retssag – bevaret korrekt.

Det indholdet af personalekartoteket give et historisk overblik over de vigtige hændelser i løbet af en medarbejders karriere. De støtter de beslutninger, der er lavet om medarbejderen og hans eller hendes karriere . De demonstrerer arbejdsgivers begrundelse bag ansættelse , kampagner, overførsel, belønninger og anerkendelse, og fyringsbeslutninger .

Forskellige retningslinjer er forbundet med forskellige personalefiltyper

Fordi flere typer personalemapper anbefales, er forskellige regler og retningslinjer knyttet til hver type personalemappe for, hvor de opbevares, og hvem der har adgang.

For eksempel tillader de fleste organisationer ikke medarbejderens leder at få adgang til den overordnede personalekartotek. De forventer, at lederne opbevarer relevant dokumentation i deres egen ledelsesmedarbejdermappe, som ikke er den officielle personalemappe.

  • Hver type personalemappe har en anden årsag til eksisterende og forskelligt indhold, baseret på den grund.
  • Hver type personalefil gemmes forskelligt.
  • Adgang til en personalemappe er begrænset til visse medarbejdere i de fleste organisationer. Mange organisationer begrænser adgangen til personalefiler kun til personale med personale. Forskellige personalefiltyper har også forskellige retningslinjer for adgang.
  • Medarbejderadgang til hans eller hendes personalekartotek er tilladt, men de fleste arbejdsgivere opsætter retningslinjer for medarbejderadgang med en politik for adgang til personalefiler i medarbejderhåndbog . (Forskellige stater og jurisdiktioner har forskellige regler, så hold dig opdateret om kravene til din placering.)
  • Personaleafdelingen ejer og er ansvarlig for medarbejders personalekartotek.

Anbefalede personalefiler

Her er de anbefalede typer personalefiler, og hvad du har brug for at vide om at arbejde med dem.

Medarbejders personalekartotek

Dette er hovedpersonalekartotek, som en arbejdsgiver fører for hver medarbejder. Personalekartoteket gemmer hver enkelt medarbejders ansættelseshistorik. Dette er, hvad du har brug for at vide om en medarbejders personalemappe.

Medicinsk fil

Den ansatte lægejournal har alvorlige lovmæssige begrænsninger, som arbejdsgiveren skal kende og tage hensyn til. Her er, hvad du har brug for at vide om fortroligheden og indholdet af en medarbejders lægejournal.

Lønfil

Medarbejderadgang til medarbejderen lønkartotek er mindre restriktiv end adgangen til enten læge- eller personalemappe. Lønkartoteket indeholder oplysninger om løn, valg af fordele , ændringer i lønsatser, udlæg og anden juridisk dokumentation, der påvirker en medarbejders lønseddel . Forskellige regnskabs- og personalemedarbejdere får adgang til oplysningerne i lønfilen.

I-9 formularfil for medarbejdere

På grund af adgangsrettighederne for forskellige offentlige myndigheder følger du bedste praksis ved at opretholde en separat fil for alle medarbejder I-9 formularer . Du vil ikke have, at statslige agenturer roder rundt i din vigtigste medarbejders personalemappe. Få mere at vide om opbevaring af I-9-formularer.

Politik for adgang til personalefiler for medarbejdere

Du vil gøre det muligt for hver medarbejder at vide, hvad der er i hans eller hendes personalekartotek, men du skal kontrollere filens integritet, fuldstændighed og grundighed. Opretholdelse af medarbejders og arbejdsgivers fortrolighed og begrænset adgang sikres med en politik for adgang til personalefiler.

Hvad skal man ikke inkludere i en medarbejders personalekartotek

Leder efter retningslinjer om indhold, der bør aldrig medtages i en medarbejders personalemappe? Her er mine bedste anbefalinger om det indhold, du ønsker at vedligeholde enten på en separat, uformel placering eller slet ikke beholde. Opbevaring af unødvendig og rent meningsfuld dokumentation kan skade dig.

Dokumentation

Ved du hvad dokumentation er? Ordet dokumentation dukker ofte op i verden af ​​beskæftigelse og menneskelige ressourcer. Men betydningen af ​​dokumentation og hvorfor du måske ønsker at dokumentere bestemte ansættelsesbegivenheder er grundigt dækket i denne artikel, ' Betydningen af ​​dokumentation i menneskelige ressourcer .' Tag et kig, fordi korrekt dokumentation er afgørende for nøjagtige ansættelsesfiler.

Ansvarsfraskrivelse: Bemærk venligst, at de angivne oplysninger, selvom de er autoritative, ikke er garanteret for nøjagtighed og lovlighed. Siden læses af et verdensomspændende publikum og ansættelseslovgivning og reglerne varierer fra stat til stat og land til land. Vær venlig søge juridisk bistand , eller bistand fra statslige, føderale eller internationale regeringsressourcer for at sikre, at din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering. Disse oplysninger er til vejledning, ideer og assistance.