Jobsamtaler

Sådan besvarer du interviewspørgsmål om organisation

Forretningsmand til jobsamtale

•••

Klaus Vedfelt / Riser / Getty Images



IndholdsfortegnelseUdvideIndholdsfortegnelse

Det er ikke overraskende jobinterviewere ofte smider et spørgsmål ud om dine organisatoriske færdigheder. Evnen til effektivt at allokere tid, energi og ressourcer er afgørende for næsten enhver stilling i enhver branche. Organisation er også en nødvendighed blød dygtighed for folk, der arbejder i tempofyldte miljøer, hvor de forventes at være fremragende multitaskere .

Inden du sætter dig til et interview, så tænk dit svar igennem på interviewspørgsmål om organisation.

Hvad intervieweren ønsker at vide

På det mest grundlæggende niveau vil interviewere gerne vide, om du er – eller ikke er – organiseret som medarbejder.

De leder efter beviser på, at du kan holde styr på deadlines og ansvar og følge op på selv de mindste opgaver.

De vil også være interesserede i at vide, om dine organisatoriske evner passer godt til, hvad rollen kræver.

Interviewere kan spørge:

  • Hvordan holder du dig organiseret?
  • Fortæl mig om en gang, du arbejdede på et stort projekt med mange deadlines involveret.
  • Er du en organiseret person?
  • Hvilke værktøjer og systemer bruger du til at holde orden?

Sådan besvarer du spørgsmål om organisation

Der er ikke en enkelt rigtig måde at holde sig organiseret på, og der er derfor ikke ét rigtigt svar på spørgsmålet.

I dit svar bør du dele dine personlige metoder til at forblive organiseret, uanset om det er at bruge pen og papir til at lave en liste eller drage fordel af projektstyringssoftware. Du bør også forklare, hvorfor du vælger denne metode.

De bedste svar vil give eksempler på, hvordan du har brugt forskellige organisatoriske systemer og også vise, at du er i stand til at være fleksibel.

Det er vigtigt, fordi nogle gange vil et system, der fungerer til én rolle, ikke nødvendigvis passe godt til en anden rolle – du vil gerne vise, at du kan tilpasse dig til at imødekomme behovene i den aktuelle situation.

Eksempler på bedste svar

Du kan blive spurgt, om du vil beskrive dig selv som en organiseret person. Det korte svar er 'ja', men overvej at udvide dit svar med nogle detaljer, der viser rationalet bag din tillid.

Du kan skræddersy et af disse eksempler til dine egne erfaringer og vaner:

  • Absolut. Jeg kan godt lide at føre en tjekliste og sørge for, at hvert emne får den opmærksomhed, det har brug for.
  • Ja, nogle gange lidt for meget. Jeg sørger for, at alt er pænt og i orden.
  • Jeg er et meget organiseret og grundigt menneske, hvilket jeg tror bidrager til min succes.
  • Ja, jeg bruger adskillige online- og desktopværktøjer til at holde mig organiseret. På mandag i hver uge gennemgår jeg min kalender og fremhæver de vigtigste ting, jeg skal nå.
  • Jeg kan godt lide at planlægge mine daglige, ugentlige og langsigtede arbejdsprojekter omhyggeligt.
  • Jeg gør det til et punkt at oprette påmindelser og skrive to-do-lister. Derefter afsætter jeg blokke af tid til at afsætte til bestemte opgaver, så jeg har udpeget trin og den nødvendige tid afsat til at nå disse mål.
  • Jeg planlægger så meget som muligt, men i virkeligheden kommer tingene op i sidste øjeblik. Jeg sørger således for, at jeg kan justere og reagere hurtigt, og integrerer nye prioriteter i mit daglige arbejde.
  • Jeg sørger for, at mine teammedlemmer og jeg kender etablerede projektdeadlines, og så sætter jeg benchmarks, så vi kan følge vores fremskridt. For de fleste projekter sætter jeg også 'early deadlines' en dag eller to før den 'endelige deadline' og gør mit bedste for at nå det mål, så projektet afsluttes før tid.

Tips til at give de bedste svar

I dit svar, gør en indsats for at tale om dine egne personlige metoder, hvad der virker for dig, og hvorfor. Følg disse strategier for at formulere dit svar:

  • Vis, at du har tænkt over dine organisatoriske metoder og udfordringer, at de er vigtige for dig, og at du har et system, der fungerer.
  • Beskriv dine specifikke metoder til at holde dig organiseret så detaljeret som muligt.
  • Fortæl et eksempel på måder, hvorpå dit system gavnede dig og andre.
  • Undersøg, at du kan være fleksibel til at imødekomme uventede nye problemer og opgaver.

Hvad man ikke skal sige

Selvom organisatoriske systemer kan variere, og der ikke er nogen enkelt rigtige måde at blive organiseret på, er der nogle svar, som bedst undgås.

  • Sig ikke, at du ikke er organiseret. Selvom du ikke er den mest organiserede person, vil du stadig gerne beholde dit svar positivt.
  • Vær ikke stiv. Det er OK at have en præference, når det kommer til organisatoriske systemer, men sigt efter at gøre det klart, at du kan tilpasse efter behov.
  • Bliv ikke for nøgtern. Selvom du føler dig passioneret omkring dit organisationssystem, skal du ikke overdrive det. Intervieweren er sandsynligvis ikke interesseret i en dybdegående tutorial om dine strategier for at holde styr på dit ansvar og deadlines. Hold dit svar kort og præcist.

Mulige opfølgende spørgsmål

Interviewere følger ofte op på et indledende spørgsmål om organisation for at teste, om du virkelig har tænkt det igennem. Disse eksempler viser, hvor detaljeret din tankegang skal være i forberedelsen til interviewet.

  • Hvilke skridt tager du for at organisere og planlægge et projekt? Dit svar skal vise, hvordan du bruger organisatoriske færdigheder til at forberede dig til et projekt og derefter fokusere på det.
  • Hvordan imødekommer du ændringer i sidste øjeblik, som du skal passe ind? Dit svar skal vise, at du kan ændre dine planer og integrere nye oplysninger, når det er nødvendigt.
  • Hvordan prioriterer du opgaverne inden for et projekt? Dit svar skal vise, at du ved, hvordan du planlægger, analyserer forskellige tilgange og muligheder, træffer fornuftige beslutninger og får succes med din arbejdsbyrde.
  • Hvordan planlægger du på forhånd for mulige deadlineændringer eller uforudsete udfordringer? Fortæl os om, hvordan du udvikler backup-planer, hvis 'Plan A' ikke fungerer.
  • Hvordan håndterer du en situation, hvor din planlægning var utilstrækkelig? Diskuter dine problemløsningsevner, din evne til at multitaske, hvordan du håndterer konkurrerende prioriteter og din evne til at reorganisere efter behov.

Mens du besvarer disse opfølgende spørgsmål, så prøv at give specifikke eksempler på lejligheder, hvor du har demonstreret din organisatoriske færdigheder på arbejdspladsen. Dette vil være særligt effektivt, hvis du kan vise, hvordan dine kompetencer løste et problem eller på anden måde bidrog til din virksomhed.

Måske var du i stand til at fjerne et efterslæb af papirarbejde. Måske har du fastsat deadlines og processer for et vigtigt projekt, der sikrede dets succesfulde gennemførelse. Ved at beskrive, hvordan dine organisatoriske talenter har haft en positiv indflydelse, vil du være i stand til at imponere dine interviewere som en person, der kunne træffe effektive organisatoriske beslutninger.

Nøgle takeaways

Vær forberedt: Du vil gerne føle dig klar til at tale om, hvordan du forbliver organiseret, og hvorfor det er din foretrukne metode.

Del eksempler: Som altid er de mest kraftfulde interviewsvar specifikke. Del eksempler på, hvordan du har sat din organisationsstrategi ud i livet (og bonuspoint, hvis det har været til gavn for virksomheden).

Vær kort: Lad være med at tumle i dit svar. Du vil gerne bekræfte, at du er organiseret og dele nogle detaljer, men gå ikke for dybt ind i det småting af din organisationsstrategi.